Overstappen van boekhouder: zo werkt het

Waarom ondernemers overstappen

De meeste ondernemers blijven jaren bij dezelfde boekhouder. Dat is prettig als het goed gaat. Maar soms past het niet meer. U krijgt laat antwoord op vragen. U spreekt elke keer iemand anders. U hoort pas na afloop van het jaar hoe uw bedrijf ervoor stond. Of uw bedrijf is gegroeid en u wilt iemand die meedenkt, niet alleen iemand die de cijfers verwerkt.

Herkent u dat? Dan is het goed om te weten dat overstappen geen groot project hoeft te zijn. Een goede nieuwe boekhouder neemt het meeste werk van u over.

Het beste moment: 1 januari

U kunt in principe altijd overstappen. Toch is het begin van een nieuw boekjaar verreweg het makkelijkste moment. Meestal is dat 1 januari.

De reden is simpel. Bij een overstap op 1 januari rondt uw oude boekhouder het afgelopen jaar af. De nieuwe boekhouder begint met een schone lei in het nieuwe jaar. Zo hoeft niemand halverwege een jaar de administratie van een ander over te nemen en is altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor welk deel.

Stapt u midden in het jaar over? Dan kan dat ook, bijvoorbeeld aan het begin van een nieuw btw-kwartaal. Er moeten dan wel goede afspraken worden gemaakt over wie welke aangiftes doet. Begin daarom op tijd. Wilt u per 1 januari overstappen, start dan in het najaar met oriënteren.

Wat moet u regelen?

1. Kijk naar uw opzegtermijn

Lees eerst uw huidige overeenkomst of opdrachtbevestiging. Staat daar een opzegtermijn in? Dan moet u op tijd opzeggen. Zeg altijd schriftelijk op, bijvoorbeeld per e-mail, en vraag om een bevestiging.

2. Spreek af wie wat afrondt

Maak duidelijke afspraken met uw oude kantoor. Wie doet de laatste btw-aangifte van het jaar? Wie maakt de jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting over het afgelopen jaar? Vaak rondt het oude kantoor dit nog af, maar dat is niet verplicht. Het kan ook zo zijn dat de nieuwe boekhouder dit oppakt. Zolang het maar vastligt.

3. Regel de machtiging bij de Belastingdienst

Uw nieuwe boekhouder heeft een machtiging nodig om namens u aangifte te doen en uw gegevens bij de Belastingdienst in te zien. Die regelt u samen. Het is ook verstandig om de machtiging van uw oude boekhouder te laten intrekken zodra die zijn laatste werk heeft afgerond. Zo weet u zeker dat er maar één kantoor namens u aangiftes doet.

4. Zorg voor een goede overdracht

Uw nieuwe boekhouder heeft gegevens nodig om goed te kunnen beginnen. Denk aan de laatste jaarrekening, de eindbalans, de laatste aangiftes en een overzicht van openstaande facturen. Werkt u met een online boekhoudpakket? Dan kunt u uw nieuwe boekhouder vaak gewoon toegang geven. In andere gevallen wordt de administratie geëxporteerd. Een goede nieuwe boekhouder vraagt deze stukken zelf op bij uw oude kantoor.

De stappen op een rij

1. Oriënteer u en plan een kennismaking met een nieuw kantoor.
2. Kies een kantoor en maak een duidelijke prijsafspraak.
3. Controleer uw opzegtermijn en zeg schriftelijk op bij uw oude boekhouder.
4. Spreek af wie het lopende jaar afrondt.
5. Geef de nieuwe boekhouder een machtiging bij de Belastingdienst.
6. Laat de nieuwe boekhouder de overdracht met uw oude kantoor regelen.
7. Laat de oude machtiging intrekken als alles is afgerond.

Hoe wij de overstap regelen

Bij The Financial Butler nemen we zoveel mogelijk werk van u over. We nemen contact op met uw huidige kantoor, vragen de stukken op en zorgen dat er niets tussen wal en schip valt. U heeft vanaf het begin één vast aanspreekpunt dat u kunt bellen als er iets is.

Twijfelt u nog of overstappen voor u zin heeft? Doe dan eerst de overstapcheck. In zes vragen ziet u of u alles uit uw huidige boekhouder haalt. Bekijk ook onze pakketten of lees wat we doen voor zzp'ers en voor het mkb. Wilt u de belangrijke datums van het jaar overzichtelijk hebben? Kijk dan bij de deadlines.

Kennismaken

Wilt u per 1 januari overstappen? Neem dan nu contact op via de contactpagina of bel 06 28 71 35 34. We reageren binnen 2 werkdagen en plannen samen de overstap in.

Veelgestelde vragen